«Back Office»: Die Verwaltung des Unternehmens

Bonn/Berlin (dpa/tmn) – Langweilige, unproduktive, gemächliche Beamtenjobs – das verbinden viele mit der Verwaltung. Doch das Vorurteil ist in doppelter Hinsicht falsch.

Erstens gibt es Verwaltungsaufgaben nicht nur für Staatsdiener, und zweitens kann die Arbeit im «Back Office», also in solchen Bereichen, die nicht Bestandteil des Kerngeschäftes sind, bei vielen Unternehmen spannend und abwechslungsreich sein. Jan Barz aus Bonn zum Beispiel macht seine Arbeit ausgesprochen gerne. Er ist kommissarischer Leiter der Abteilung Personalmarketing und Nachwuchsentwicklung bei der Deutschen Post.

Stefanie Skillandat von der Lufthansa in Frankfurt am Main arbeitet ebenfalls im «Back Office», doch auch ihr Job hat mit den Klischees von Verwaltung wenig zu tun. Sie ist «Referentin für Partner- und Pünktlichkeitsmanagement» bei der Fluggesellschaft. «Ich sorge zum Beispiel dafür, dass bei einer verspäteten Ankunft die Gäste noch pünktlich ihren Anschlussflug bekommen», erzählt sie. Dabei sind schnelle Entscheidungen und Teamwork gefragt – es geht oft um Minuten.

So wird zum Beispiel darauf geachtet, dass die verspätete Maschine möglichst in der Nähe der Anschlussflieger landet. Mit der Flugsicherung wird abgesprochen, ob bestimmte Flugzeuge eher eine Landeerlaubnis erhalten. Und mit der Catering-Firma wird zum Beispiel vereinbart, ob bei Zeitnot die Tische eher abgewischt werden können, damit der Flieger noch pünktlich starten kann. «Es sind viele kleine Rädchen im Hintergrund, von denen die Fluggäste gar nichts mitbekommen», erzählt sie über ihren Job im «Hub Control Center» am Flughafen.

Dort wird 24 Stunden am Tag alles koordiniert, was am Boden im und rund um die Flieger passiert. Damit keine Zeit bei den Absprachen verloren geht, sind auch Mitarbeiter von der Flughafenbetreibergesellschaft Fraport, der Catering-Firma und der Lufthansa-Technik stets vor Ort. «Das Schönste an meinem Job ist für mich die Mischung aus dem Live-Betrieb und der Administration», sagt Skilladant, die bei der Berufsakademie der Lufthansa ihre dreijährige Ausbildung zur Luftverkehrskauffrau und zur Diplom-Betriebswirtin gemacht hat. Diese Berufsakademie verbinde Theorie und Praxis und habe sich sehr bewährt, sagt Lufthansa-Pressesprecher Patrick Meschenmoser.

Praxisnähe wird auch bei der Hertie School of Governance (HSoG) in Berlin groß geschrieben. An der privaten Hochschule werden Nachwuchs-Führungskräfte für öffentliche Verwaltungen ausgebildet. Die Studenten befassen sich unter anderem mit Jura und Politik, geübt werden aber auch Gesprächsführung und geschicktes Verhandeln. Hoch im Kurs steht interdisziplinäres Denken und ein möglichst breites Wissen.

Die HSoG arbeitet mit dem Bundeskanzleramt und Ministerien zusammen, ausgewählte Studenten dürfen dort ihre Arbeitserfahrungen sammeln. Die Studienplätze sind begehrt, es gibt etwa dreimal so viele Bewerber wie Plätze. «Wir bekommen Bewerbungen aus aller Welt», erzählt Pressesprecher Jakob Meyer. So kommen etwa beim Studiengang «Master of Public Policy» die Hälfte der Studenten aus dem Ausland. Noch bis zum Frühjahr können sich Akademiker für das nächste Semester bewerben. «Unsere Studenten haben oft einen Abschluss in Jura oder BWL. Aber auch Geistes- und Sozialwissenschaftler sind dabei», sagt Meyer. Günstig ist die Ausbildung jedoch nicht, sie kostet pro Jahr 10 000 Euro.

Ein BWL-Studium hat auch Jan Barz von der Deutschen Post hinter sich. Mit den zehn Mitarbeitern seiner Abteilung ist er für die Personalsuche der Post auf der ganzen Welt zuständig. Insgesamt beschäftigt die Post weltweit über 500 000 Menschen. Früher ist Barz selbst noch viel gereist, heute übernehmen das seine Mitarbeiter. «Sie sind in der ganzen Welt unterwegs, um das Unternehmen etwa an den Universitäten vorzustellen», erzählt er.

Die Abteilung arbeitet vorausschauend und geht Fragen wie diesen nach: «Welchen Bedarf an Mitarbeitern mit welcher Ausbildung werden wir in drei Jahren haben?» Je nach Antwort werden Studenten Praktika angeboten und Diplom-Arbeiten finanziell unterstützt. Das alles hat nach Einschätzung von Barz mehr mit Gestalten als mit Verwalten zu tun. Jeden Tag arbeite er an neuen Konzepten. Immer wieder werde überprüft, wie noch effektiver gearbeitet werden könne.

Als ein Beispiel nennt er den Umgang mit Bewerbungen. Früher wurden die Absagen einzeln geschrieben, heute läuft es automatisiert. Und anstatt die eingehenden Bewerbungen von Abteilung zu Abteilung zu geben, werden sie heute eingescannt und per Mausklick versandt. Auf die Frage, was ihm am besten an seinen Job gefällt, muss Barz nicht lange überlegen: «Er ist einfach unheimlich vielfältig», sagt er.