Früher Feierabend durch gute Planung

Bonn (dpa/tmn) – Gute Selbstorganisation am Arbeitsplatz trägt zu einem frühen Feierabend bei. Sie hilft aber auch, unnötigen Zeitdruck zu vermeiden – gerade an Tagen, an denen ein Termin den nächsten jagt.

Statt sich von den Ereignissen überrollen zu lassen, sollten schon am Vorabend die Ziele für den nächsten Tag festgelegt werden, rät der Verlag für die Deutsche Wirtschaft in Bonn. Möglich ist auch, einen Arbeitsplan für die gesamte Woche zu machen. Umfangreichere Aufgaben lassen sich dann gleich auf mehrere Arbeitstage verteilen.

Hilfreich ist außerdem das Bilden von Themenblöcken: Ähnliche Tätigkeiten werden im Verlauf eines Arbeitstages zusammengefasst. So habe es sich bewährt, vormittags ein Zeitfenster für Telefonate und das Sichten und Beantworten von E-Mails zu reservieren. Sich immer wieder in neue Arbeitsabläufe hineinzufinden, kostet unnötig Zeit.

Selbstorganisation hilft, solche Zeitfresser zu identifizieren. Dazu gehört, prinzipiell alles möglichst nur einmal anzuschauen. Beim Sichten von Post und E-Mails sollte gleich entschieden werden, was aufgrund der neuen Informationen zu tun ist. Wer einen Brief, ein Protokoll oder eine Mail liest, ist ohnehin mit solchen Überlegungen beschäftigt.

Dann ist es vernünftig, auch den nächsten Schritt sofort zu machen und festzulegen, wie wichtig der Vorgang ist und ob man ihn selbst bearbeiten sollte oder jemand anderes. Den Brief oder die Mail nach dem ersten Überfliegen wegzulegen, zieht automatisch Doppelarbeit nach sich: Wird das Schriftstück später wieder zur Hand genommen, geht das nicht, ohne sich noch einmal in das Thema zu vertiefen.

Einen weiteren Schritt in Richtung pünktlicher Feierabend macht die Fähigkeit möglich, Nein zu sagen: Vorgesetzte oder Kollegen sollten nicht die Möglichkeit bekommen, einen immer wieder zu vereinnahmen. Nein sagen ist deshalb nicht nur erlaubt, sondern auch arbeitsorganisatorisch vernünftig, so der Fachverlag. Denn wer zu viele Aufgaben übernimmt, macht Fehler, weil er keine davon gründlich erledigen kann. Auch dem Chef gegenüber ist das legitim – gegebenenfalls mit dem Hinweis, dass andernfalls andere Aufgaben liegenbleiben.

Den Arbeitsfluss können auch Kollegen stören. Deshalb kann es sich lohnen zu überlegen, wer einen regelmäßig bei der Arbeit oder in der Konzentration stört. Am besten geht man in Gedanken einen Arbeitstag durch und schreibt auf, durch wen oder was man sich besonders gestört fühlt. Dann wird überlegt, was sich daran ändern lässt. Manchmal helfen schon Kleinigkeiten: Mit Kollegen einen Termin für eine Nachbesprechung zu vereinbaren, kann dazu führen, nicht zwischendurch immer wieder mit Fragen oder Anmerkungen behelligt zu werden.

Lange nach Feierabend sitzt oft noch am Schreibtisch, wer nicht in der Lage ist, Arbeit zu verteilen. Daher ist wichtig zu lernen, nicht alles selbst kontrollieren zu wollen. Gerade für Vorgesetzte kommt es darauf an, sich zu trauen, anspruchsvolle Aufgaben zu delegieren. Beim ersten Mal kostet es möglicherweise viel Energie, den Stand des Projektes zu verfolgen. Beim zweiten Mal sei es in der Regel schon viel einfacher, darauf zu vertrauen, dass der betreffende Mitarbeiter die Arbeit bewältigt.