Auch für die elektronische Post gelten Regeln

Trier/Dresden (dpa/tmn) – Unzählige E-Mails landen jeden Tag in den elektronischen Postfächern der Unternehmen. Viele davon sind in Stil und Form so schlecht, dass niemand sie per Post verschicken würde.

«Während achtlose Rechtschreibung, fehlende Interpunktion und willkürliche Groß- und Kleinschreibung in Briefen negativ bewertet werden, sieht man bei Mails eher über solche Nachlässigkeiten hinweg», sagt Nicole Zillien, Wissenschaftliche Mitarbeiterin am «Competence Center E-Business» der Universität Trier. Formelle Regeln sind im Geschäftsbrief per E-Mail aber genauso wichtig wie Fragen der Etikette.

«Früher waren wir im Internet alle per Du, aber das ändert sich», sagt Jürgen Plate, Professor für Informatik an der Fachhochschule München. Gerade beim offiziellen Gebrauch der virtuellen Post gebe es keinen Unterschied mehr zu den Konventionen im Briefverkehr. «In offizieller Geschäftspost sind keinerlei Flapsigkeiten erlaubt», sagt Martina Dressel, Autorin des «E-Mail Knigge» aus Dresden.

Wert gelegt wird auf Rechtschreibung, einen vernünftigen Satzbau und Ton, Kommasetzung und Interpunktion. Auch die Gliederung sei bei längeren E-Mails unverzichtbar. Bei der ersten Kontaktaufnahme sollte ein Brief durchaus mit «Sehr geehrter Herr…» beginnen – ein «hallo» oder «hi» reiche da nicht, betont Jürgen Plate.

Smileys, stilisierte Gesichter aus einzelnen Zeichen, «können, müssen aber nicht» in eine Mail, meint Plate. Abkürzungen sind ein weiteres Problem: «Wenn man sicher ist, dass der Empfänger die Abkürzungen, Fachtermini oder Fremdworte versteht, kann man sie benutzen», erklärt Martina Dressel. Sonst gilt: lieber weglassen.

Die eine Sache ist, was in den E-Mails steht – die andere die, was ihnen angehängt wird. «Große Attachments sollte man nur nach Vereinbarung anhängen», sagt Plate. In manchen Unternehmen ist das Öffnen von Anhängen untersagt, andere unterbinden bestimmte Formate oder lassen nur reduzierte Dateigrößen ins System. Gern gesehen, weil sicher sind hingegen Unterlagen im pdf-Format – sie sind nicht virenanfällig und verkleinern die Datenmengen. Andere Formate, etwa die aus den gängigen Office-Versionen, könnten sogar kontraproduktiv sein. «Darin kann man sehen, wann das Dokument das letzte Mal geändert wurde, vielleicht sind sogar noch Korrekturoptionen oder ähnliches eingestellt», so der Experte.

Für Bewerbungen per E-Mail gibt es ebenfalls Spielregeln: «Wenn eine E-Mail-Bewerbung gewünscht ist, muss sie mindestens aus Anschreiben und Lebenslauf bestehen», sagt Wolfgang Lichius, Partner bei den Kienbaum Consultants in Gummersbach. Um die Kapazitäten der Unternehmensnetzwerke nicht in die Knie zu zwingen, sollte eine Bewerbung nicht mehr als ein Megabyte groß sein – denn der erste Eindruck ist definitiv kein guter, wenn die Bewerbung den Rechner abstürzen lässt.

Literatur: Martina Dressel: E-Mail-Knigge: Wider den Sittenverfall in der E-Mail-Kommunikation, Web Gold Akademie, ISBN: 978-3-00016-323-4, 22 Euro