Freiburg/Berlin (dpa/tmn) – Wer für den Arbeitgeber unterwegs ist, kann die Ausgaben vom Betrieb ersetzt bekommen oder bei der eigenen Steuererklärung angeben. Für das Reisekostenrecht gelten seit Jahresanfang allerdings neue Regelungen.
Wer als Arbeitnehmer nicht draufzahlen will, muss das wissen. «Das neue Reisekostenrecht ist der Versuch einer Vereinfachung, der dazu führt, dass alles noch schwieriger wird», sagt Thomas Holzer, Geschäftsführer des Software-Herstellers HRworks in Freiburg. Laut einer Umfrage von HRworks vom Jahresanfang ist selbst in den Personalabteilungen das neue Reisekostenrecht nur wenig bekannt. So gaben nur 17 Prozent der Befragten an, dass sie die wesentlichen Veränderungen bereits im Detail kennen, 38 Prozent wissen kaum oder gar nicht über die Änderungen Bescheid.
Für die neue Lohnsteuer-Richtlinie 2008, in der das Reisekostenrecht geregelt ist, wurde die Rechtsprechung der Steuergerichte berücksichtigt. Die neuen Regelungen bringen auch einige Verbesserungen für Arbeitnehmer, erklärt Erich Nöll, Geschäftsführer des Bundesverbands der Lohnsteuerhilfevereine (BDL) in Berlin: «Eine der wichtigsten Änderungen ist, dass bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten die bisherige Drei-Monats-Frist entfällt.»
Somit können Fahrt- und Übernachtungskosten anders als früher auch dann steuerlich abgesetzt werden, wenn die Dienstreise länger als drei Monate dauert, beispielsweise bei einer mehrmonatigen Abordnung an einen anderen Unternehmensstandort. Weiterhin gilt die Drei-Monats-Frist aber für die Verpflegungspauschale. Sie kann nach drei Monaten nicht mehr angesetzt werden.
Aufpassen müssen Arbeitnehmer auch, wenn sie wiederholt zum gleichen Ort fahren. Dann kann es sich um eine sogenannte regelmäßige Arbeitsstätte handeln: «Eine regelmäßige Arbeitsstätte liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer einen Ort im Kalenderjahr durchschnittlich einmal in der Woche aufsucht. Das entspricht in der Regel 46 Fahrten», erklärt Thomas Holzer. Während bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit die Fahrtkosten vom ersten Kilometer an abgerechnet werden könnten, gelten bei der Fahrt zur «regelmäßigen Arbeitsstätte» aber nur die ungünstigeren Regeln der Entfernungspauschale.
Bislang wurde im Steuerrecht zwischen Dienstreisen, Fahrtätigkeiten und Einsatzwechseltätigkeiten unterschieden. Diese Kategorien sind zum Jahresanfang weggefallen – mit unterschiedlichen Auswirkungen: So entfällt bei Arbeitnehmern mit wechselndem Tätigkeitsort die bisherige 30-Kilometer-Grenze. «Bauarbeiter, die jeden Tag auf eine andere Baustelle fahren, können daher nun auch bei einer Entfernung unter 30 Kilometern die Kosten für die tatsächlich gefahrenen Kilometer geltend machen», erklärt Erich Nöll.
Aufpassen sollten Angestellte auch bei den Übernachtungskosten. Nach den neuen Richtlinien dürfen nur die reinen Übernachtungskosten eingereicht werden, wie Anita Käding vom Bund der Steuerzahler in Berlin erklärt: «Ist der Preis für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen, ist der Rechnungsbetrag um 20 Prozent des maßgeblichen Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheit von 24 Stunden zu kürzen.»